Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerromme, miten Asema 10 Oy käsittelee henkilötietoja, kun käytät verkkosivujamme, otat meihin yhteyttä, olet asiakkaamme tai kun olemme yhteydessä sinuun uusien asiakkuuksien hankinnassa. Seloste täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artiklan mukaisen informointivelvollisuuden.

1. Rekisterinpitäjä

• Yritys: Asema 10 Oy (Y-tunnus 2675702-8)
• Osoite: Zatelliitintie 17 B 2, 90440 Kempele
• Sähköposti: [email protected]
• Puhelin: 040 910 1687
• Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Jere Leinonen, [email protected]

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

2.1 Yhteydenotot

Kun lähetät viestin verkkosivujemme lomakkeella tai otat yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse, käsittelemme antamiasi tietoja vastataksemme sinulle.

• Tiedot: nimi, yritys, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viestin sisältö sekä yhteydenoton ajankohta.
• Käsittelyperuste: sopimusta edeltävät toimet, kun kysyt palveluistamme (GDPR 6 art. 1 b), ja muissa tapauksissa oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin (6 art. 1 f).
• Säilytys: 24 kuukautta viimeisestä yhteydestä, ellei yhteydenotosta synny asiakkuutta (kohta 2.2). Lomakkeella lähetetyt viestit toimitetaan sähköpostiimme, eikä niitä tallenneta verkkosivustolle.

2.2 Asiakkuudet ja projektit

Käsittelemme asiakasyritystemme yhteyshenkilöiden tietoja palvelujen toimittamiseksi, projektien ja ylläpidon hoitamiseksi, laskuttamiseksi ja asiakassuhteen hoitamiseksi.

• Tiedot: nimi, asema, yritys, työyhteystiedot, sopimus- ja laskutustiedot, projekti- ja tukiviestintä sekä palveluissa tarvittavat käyttäjätunnukset.
• Käsittelyperuste: sopimus asiakasyrityksen kanssa ja oikeutettu etumme hoitaa asiakassuhdetta (6 art. 1 b ja f) sekä lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito (6 art. 1 c).
• Säilytys: asiakkuuden ajan ja 3 vuotta sen päättymisen jälkeen. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaan (tilinpäätös 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta tilikauden päättymisestä).

Kun toteutamme asiakkaalle verkkosivuja, sovelluksia tai ylläpitoa, voimme käsitellä myös asiakkaan omien käyttäjien tietoja. Tällöin toimimme asiakkaan lukuun henkilötietojen käsittelijänä, ja käsittelystä sovitaan asiakkaan kanssa tehtävällä sopimuksella. Asiakas vastaa silloin omasta tietosuojaselosteestaan.

2.3 Uusasiakashankinta ja yritysmarkkinointi

Etsimme uusia yritysasiakkaita. Tätä varten kokoamme yrityksistä julkisia tietoja ja voimme olla yhteydessä yrityksen edustajaan puhelimitse tai sähköpostilla.

Yrityksiä koskevat tiedot, kuten yrityksen nimi, Y-tunnus, toimiala, osoite, verkkosivusto ja julkisilta verkkosivuilta tehdyt havainnot, koskevat yrityksiä. Ne eivät pääsääntöisesti ole henkilötietoja. Jos yrityksen nimessä on henkilön nimi (esim. kommandiittiyhtiö), käsittelemme sitä samoin kuin muita yrityksen tietoja.

• Yhteyshenkilöiden tiedot: nimi, rooli yrityksessä, työsähköposti ja -puhelinnumero, tietojen lähde ja keruupäivä, yhteydenottojen ajankohdat ja sisältö sekä mahdolliset kiellot. Yhteyshenkilön tiedot kirjaa aina ihminen, eli emme kerää henkilöiden tietoja automaattisesti.
• Lähteet: Patentti- ja rekisterihallituksen avoin yritysdata (YTJ, lisenssi CC BY 4.0), Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin .fi-verkkotunnusrekisteri, yrityksen omat julkiset verkkosivut sekä sinun itse antamasi tiedot. Kerromme ensimmäisessä yhteydenotossa, mistä tietosi on saatu.
• Käsittelyperuste: oikeutettu etumme markkinoida palvelujamme yrityksille (6 art. 1 f). Olemme arvioineet, ettei käsittely ohita yritysten edustajien etuja: käsittelemme vain työrooliin liittyviä tietoja, emme pisteytä henkilöitä ja voit milloin tahansa kieltää yhteydenotot. Arvion voit pyytää meiltä.
• Julkisten verkkosivujen tutkiminen: tutkimme yritysten julkisia verkkosivuja automaattisesti tunnisteella AsemaSignalBot. Noudatamme robots.txt-ohjeita ja tekstin- ja tiedonlouhinnan varauksia, emme lähetä lomakkeita emmekä kierrä kirjautumisia tai estoja. Sivujen tekstistä poistetaan sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot ennen tallennusta. Henkilöstö- ja yhteystietosivuista ei tallenneta kopioita.
• Tekoäly: voimme käyttää tekoälyä (Anthropicin Claude tai OpenAI:n ChatGPT, kaupalliset yrityssopimukset) myynnin valmisteluun, esimerkiksi havaintojen tiivistämiseen ja puheluiden valmisteluun. Tekoäly ei tee päätöksiä, vaan päätökset tekee aina ihminen.
• Säilytys: yhteyshenkilön tiedot poistetaan automaattisesti, jos häntä ei ole 30 päivän kuluessa tavoitettu ja informoitu käsittelystä. Muuten tiedot säilytetään enintään 3 vuotta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakkuutta synny. Yrityksen tiedot poistetaan, kun sen kanssa ei ole ollut myyntitoimia kolmeen vuoteen. Kiellon säilytämme niin kauan, että voimme noudattaa sitä.
• Kielto: voit kieltää yhteydenotot ja tietojesi käytön markkinointiin milloin tahansa. Kielto on maksuton ja ehdoton. Kerro siitä puhelussa, vastaa sähköpostiimme tai ota yhteyttä kohdan 1 osoitteeseen.

2.4 Verkkosivujen käyttö ja evästeet

• Välttämättömät tiedot: sivuston palvelin ja sisällönjakelupalvelu (Cloudflare) käsittelevät teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, selaintietoja ja pyyntöjen ajankohtia, sivuston toimittamiseksi ja tietoturvan varmistamiseksi (oikeutettu etu, 6 art. 1 f). Evästevalintasi tallennetaan evästeeseen cookieyes-consent (säilyy 1 vuoden).
• Analytiikka: käytämme Google Analyticsia sivuston käytön mittaamiseen vain, jos hyväksyt analytiikkaevästeet (suostumus, 6 art. 1 a, ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 §). Analytiikka tallentaa evästeet _ga ja _ga_<tunnus>, joiden säilytysaika on enintään 2 vuotta (Googlen oletus; selain voi lyhentää sitä). Jos et hyväksy analytiikkaa tai hylkäät evästeet, analytiikkatietoja ei lähetetä.
• Kartta ja fontit: yhteystietosivun kartta (Google Maps) ja sivuston fontit (Google Fonts) ladataan Googlen palvelimilta, jolloin selaimesi IP-osoite ja tieto sivusta välittyvät Googlelle. Kartta ja fontit eivät tallenna evästeitä selaimeesi. Käsittelemme tätä oikeutetun etumme perusteella (6 art. 1 f), jotta sivuston ulkoasu ja sijaintitiedot näkyvät.
• Evästeasetukset: voit muuttaa tai perua suostumuksesi milloin tahansa sivuston evästeasetuksista. Ne avautuvat sivun vasemman alakulman evästekuvakkeesta («Cookie-asetukset»). Peruminen ei vaikuta ennen sitä tehtyyn käsittelyyn.

2.5 Sosiaalinen media

Meillä on sivut LinkedInissä ja Instagramissa. Palvelujen tarjoajat käsittelevät tietojasi omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Sivujen käyttötilastoista vastaamme yhdessä palvelun tarjoajan kanssa. Viesteihin, joita lähetät meille näissä palveluissa, vastaamme kohdan 2.1 mukaisesti.

3. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin. Käytämme luotettavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme sopimuksen perusteella:

• Microsoft 365 (Microsoft): Sähköposti ja toimisto-ohjelmat
• WP.one: Verkkosivujen palvelin ja lomakkeet
• Cloudflare: Nimipalvelu, sisällönjakelu ja tietoturva
• Google (Analytics, Maps, Fonts, Search Console): Kävijäanalytiikka suostumuksella, kartta, fontit ja hakunäkyvyyden seuranta
• CookieYes: Evästeiden hallinta ja suostumusten tallennus
• Anthropic (Claude, yrityssopimus): Tekoälyavusteinen työ, kuten myynnin valmistelu ja asiakasprojektit
• OpenAI (ChatGPT, yrityssopimus): Tekoälyavusteinen työ, kuten tekstit, suunnittelu ja asiakasprojektit
• Dropbox (yritystili): Tiedostot ja varmuuskopiot
• Zendesk: Asiakastuki ja tukipyynnöt
• Fennoa: Laskutus ja kirjanpito

Voimme luovuttaa tietoja viranomaisille, jos laki niin velvoittaa.

4. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme (esimerkiksi Microsoft, Google, Cloudflare, Anthropic, Dropbox ja Zendesk) on yhdysvaltalaisia, ja tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa. Microsoft, Google, Cloudflare, Dropbox ja Zendesk ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–U.S. Data Privacy Framework), ja siirrot niille perustuvat siihen sekä tarvittaessa EU:n komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Anthropicille ja OpenAI:lle tehtävät siirrot perustuvat vakiosopimuslausekkeisiin, jotka sisältyvät sen tietojenkäsittelysopimukseen. OpenAI:n sopimuskumppani on OpenAI Ireland Ltd. Kummankaan yrityssopimuksessa aineistoamme ei käytetä tekoälymallien koulutukseen.

5. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee sinua koskevia päätöksiä pelkästään automaattisesti. Asiakashankinnassa järjestämme yrityksiä julkisten tietojen perusteella tärkeysjärjestykseen, mutta emme pisteytä henkilöitä, ja yhteydenotoista päättää aina ihminen.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
• vaatia virheellisten tietojen korjaamista
• vaatia tietojesi poistamista ja käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin edellytyksin
• vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Suoramarkkinoinnin voit kieltää aina.
• perua antamasi suostumus, esimerkiksi analytiikkaevästeille
• siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.

Lähetä pyyntösi kohdan 1 yhteystietoihin. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa. Voimme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi).

7. Tietoturva

Tietoihin pääsevät vain ne Aseman työntekijät, jotka tarvitsevat niitä työssään. Käytämme henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja monivaiheista tunnistautumista, salattuja yhteyksiä ja salattuja laitteita. Varmuuskopiot säilytetään yrityksen hallinnoimassa pilvipalvelussa rajatuin käyttöoikeuksin, ja ne poistetaan 30 päivän kuluttua.

8. Selosteen muutokset

Päivitämme tätä selostetta, kun toimintamme tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä on sivun alussa.